ASF a lansat versiunea 3.5 a AnytimeCRM, cu functionalitati noi sau imbunatatite fata de versiunea precedenta.

AnytimeCRM este un sistem integrat pentru managementul relatiilor cu clientii care ajuta departamentele de suport clienti si vanzari sa atraga clienti noi si sa extinda vanzarile la cei existenti, in conditiile scaderii costurilor de operare si oferirii unor servicii de calitate.

Modificarile semnificative pe care le aduce versiunea 3.5:

• Order/ Quotation - Atat procesul de vanzare cat si cel de achizitie necesita intocmirea de documente specifice si gestionarea informatiilor in legatura cu acestea. Functionalitatea permite inregistrarea sau tiparirea direct din aplicatie a ofertelor si orderelor client/ furnizor si inregistrarea tuturor actiunilor ce se efectueaza in procesul de vanzare. Avantajele acestei functionalitati sunt:
  
  • Pornind de la lista de preturi predefinite la nivel de account , intocmirea unui order poate fi facuta in orice valuta.
  • Functionalitatea permite configurarea unui flux de documente ce se genereaza unul din celalalt pe modelul quotation -> client order -> supplier order. Intre aceste documente se pastreaza legatura de generare dintr-un document in altul facand posibila o viziune de ansamblu a intregului proces de vanzare cat si accesul facil la documente.
  • In plus functionalitatea permite si configurarea de template-uri de printare order diferite in functie de client, furnizor, linie de business. Utilizatorul isi poate alege din lista de template-uri de printare forma in care doreste tiparirea unui document.

• Mass update pe accounts - In utilizarea unei baze de date de clienti, apare deseori necesitatea modificarii si actualizarii datelor pentru fiecare client in parte. Cu ajutorul acestei functionalitati se poate gestiona mai usor lista de clienti in sensul in care pentru anumite inregistrari pot modifica dintr-un singur click informatiile din continutul acestora.

• Search standard configurabile - Intr-o baza de date cu multe inregistrari si informatii diferite, criteriiile de cautare sunt specifice business-ului implementat. Fiecara client are propriile sale informatii cu sens in functie de care cauta o inregistrare in aplicatie. Functionalitatea de search la nivelul uniei liste de inregistrari este generala pentru intreaga aplicatie si permite ca zona de search standard sa se poata configura cu oricare dintre informatiile existente la nivelul entitatii. Configurarea se poate stabili la nivel de instanta de aplicatie si permite o filtrare implicita a listei de inregistrari in functie de una sau mai multe informatii.

• Facturi in valuta - In relatia cu partenerii sai, un client poate sa efectueze tranzactii de vanzare sau de cumparare in alte valute decat valuta de baza (Ron). Prin acesta modificare de functionalitate s-a permis gestionarea in aplicatie a facturilor client si furnizor in orice valuta cu posibilitatea evidentierii cursului la care s-a emis factura si posibilitatea stocarii in aplicatie a valorii acesteia in o a doua valuta.

• Limita de credit pentru furnizor/client este definibila la nivel de account (client sau furnizor) in moneda functionala si permite verificarea depasirii limitei de credit la nivelul unor anumite documente din fluxul de vanzare sau de achizitie. Se poate ca la nivel de template de document sa se specifice daca acel document este sau nu verificat d.p.d.v. al limitei de credit. Functionaliatea avertizeaza utilizatorul de depasirea limitei de credit insa nu restrictioneaza la inregistrarea documentului. Actiunile de depasire sau nu a limitei de credit sunt evidentiate in zona de History pentru a se sti in orice moment care era situatia clientului/furnizorului la momentul avertizarii. In plus exista posibilitatea excluderii manuale de catre utilizator din algoritmul limitei de credit a unor documente platite in avans.

• Alocarea automata de oportunitati pe echipe - In situatiile in care volumul mare de oportunitati noi in baza de date trebuie alocate catre echipe diferite de vanzare , alocarea manuala nu mai este o solutie. Pentru a optimiza acesta activitate apare nevoia stabilirii de algoritmi de alocare automata si implementarii lor. Functionalitatea permite selectarea de seturi de oportunitati in functie de un anumit criteriu si, conform unui algoritm, se aloca automat la fiecare echipa in parte. Algoritmul poate fi personalizat in functie de specificul clientului la care se implementeaza.

• Assets - Orice client are in evidenta sa un set de assets. Assets-urile pot fi din urmatoarele categorii:
  
  • Cladiri
  • Echipamente
  • Servere
  • Instalatii termice si electrice
  • etc
  
  Sunt situatii in care nu este suficienta evidenta informatiilor de baza pentru acestea ci si alte informatii in legatura cu instalarea acestuia, persoane responsabile, actiuni programate de intretinere. Pentru acesta, am adus imbunatatiri functionalitatii dupa cum urmeaza:
  
  
  • Permite evidenta la nivel de asset a informatiei legate de partenerul sau persoana care l-a instalat la client si datele de contact ale acestuia.
  • La nivelul unui asset se pot defini mai nou si componente ale acelui asset si se pot adauga interactiuni cu remind-ere pentru programea de actiuni viitoare pe acel asset in special in cazul operatiunilor de mentenanta.
  • La nivel de asset am adaugat un tab de evidenta a produselor atasate asset-ului pentru evidenta stocului de alte produse care nu sunt componente ale asset-ului dar vin instalate in locatie impreuna cu acesta.
  • Tot la nivel de asset se pot vizualiza toate cazurile de service inregistrate pentru acel asset pentru a putea avea mai usor istoricul reclamatiilor problemelor si actiunilor inregistrate.
  • Au aparut la nivel de asset noi campuri de business cum ar fi: Install Date, Uninstall Date, Asset Age, Production Date, Warranty Expiry Date care intregesc informatia necesara pentru stocare la nivelul acestei entitati.

• Rapoarte noi in sistem - In aceasta versiune de produs am introdus un set de rapoarte in numar de 20 care insotesc functionalitatile de order, factura in valuta, product instalation si ofera informatii nu numai in legatura cu situatia operationala cat si situatii financiare ale partenerilor.

• Comisionare - In conditiile unei echipe mari de vanzatori, a unui proces de vanzare complex cu produse diferite si implicit cu modalitati de comisionare diferite, activitatea de calcul a comisioanelor oferite angajatilor si partenerilor din lantul de vanzare devine un proces greoi si imposibil de verificat. De aceea s-a impus adaugarea in aplicatie a unei functionalitati de calcul automat a acestor comisioane. Functionalitatea permite:
  
  
  • Generarea automata a comisioanelor de vazare (pe valoare contracte incheiate) si definirea de multiple modele/scheme de comisionare.
  • In plus, in cadrul unei instante, se poate defini o structura organizationala cu roluri pe sales team; intr-o echipa de sales, fiecare membru poate avea un rol stabilit si in functie de rol poate intra automat intr-o anumita schema de comisionare.
  • Rezultatele acestor alocari automate de comisioane sunt evidentiate in final intr-un set de rapoarte specifice.

• Portal web versiunea 2.0 - in acesta a doua versiune a portalului Web, pentru zona de suport, se permite configurarea totala a informatiei la nivel de sectiune de lucru. Toate functionalitatile din zona de suport pot fi setate din Anytime CRM ca vizibile pe web sau nu.

• Modul de product instalation - In procesele de suport, o activitate importanta este aceea de instalare/dezinstalare de echipamente in anumite locatii si evidentierea stocului real in fiecare locatie. De aceea am simtit nevoia completarii solutiei noastra cu o functionalitate apelabila atat din AnyTime cat si de pe Web care sa permita evidenta instalarilor si dezintalarilor de echipamente intr-o locatie la nivel de serie echipament.
  Pentru acesta functionalitate s-au dezvoltat un set de rapoarte de stoc pe locatie si de evidenta a operatiunilor de service la nivelul fiecarui echipament in parte.

• Meniurile contextuale - Shortcut din ecranul de lucru. Pentru a usura accesul in aplicatie la functionalitatile des utilizabile, fiecare utilizator isi poate configura in pagina de lucru a aplicatiei trei shortcut-uri catre functionalitati din meniul de lucru. Varianta mai putin accesibila ar putea fi pagina de lucru sau meniul principal al aplicatiei.

• Model de account complet configurabil. In gestionarea listelor de account-i, sunt informatii specifice unor anumite tipuri de accounti. De aici am identificat nevoia de diferentiere a informatiilor care fac sens pentru aceste tipuri si am dat posibilitatea ca in cadrul aplicatiei sa se poata defini acum template-uri diferite. In plus, in acest momnet este definibila si zona de accounts members care are rolul de a face legatura intre mai multi account-i definiti in sistem(ex: angajatul unei companii ca si persoana fizica si compania din care face parte ca si persoana juridica)

• Status restriction si Flux alternativ de aporbare pe oportunitati, quotation si ordere. Un client, in cadrul procesului de vanzare, simte la un anumit moment dat nevoia stabilirii unor puncte critice in proces in care anumite documente trebuie sa fie aprobate si verificate de persoane calificate. Procesul poate fi restrictionat sa treaca prin aceste puncte sau poate sa decurga firesc si in paralel sa se faca si aceste verificari. De aceea am simtit nevoia imbunatatirii acestei functionalitati de secventa de statusuri si am dat posibilitatea ca la nivelul acestor entitati sa se definesca o a doua secventa de status. Noua secventa este independenta de prima si poate fi la randul ei fortata de anumite restrictii de trecere dintr-un status in altul sau nu.

• Workflow - In implementarea unor procese interne ale organizatiei intr-o aplicatie CRM apare la un moment dat necesitatea automatizarii anumitor actiuni in sistem care nu mai pot fi realizate manual de catre utilizator. Tipuri de actiuni care pot fi automatizate sunt:
  
  
  • trimiterea automata de notificari catre anumite adrese de mail
  • alocarea automata a anumitor inregistrari catre o coada
  • asignarea automata de persoane responsabile pentru urmarirea unui anumit document
  • generarea automata de alte documente in sistem
  
  Functionalitatea a evoluat pana la verisiunea 3.0 si este disponibila la nivelul oportunitatilor si cazurilor de suport. Ea poate fi extinsa in acest moment la toate entitatile definite in aplicatie: oferte, comenzi, contracte, proiecte.

Interviu cu Velin Ganev Director Executiv, Danubius Exim Danubius Exim este o companie cu capital integral strain, unul dintre cei mai importanti importatori de case de marcat si solutii fiscale din Romania. Danubius Exim a venit in intampinarea clientilor sai prin oferta de produse de la doua companii de talie mondiala: Datecs LTD Bulgaria, unul dintre cei mai mari producatori de case de marcat din Europa si Ingenico Franta, cel mai mare producator de POS-uri bancare din lume. Servicii oferite: Vanzare si service de echipamente fiscale si accesorii, vanzare si service de echipamente bancare si accesorii, dezvoltare de software pentru retail si POS-uri bancare, consumabile si piese de schimb.

De unde nevoia unui sistem CRM ?

Necesitatea implementarii unui astfel de sistem a aparut chiar din specificul activitatilor de suport si mentenanta oferite de catre Danubius Exim catre clientii sai. Astfel s-a simtit nevoia unei platforme de suport integrate, atat pentru banci cat si pentru reteau nationala de service care presteaza activitati de suport pentru comerciantii care accepta plata cu card bancar, platforma care sa ofere o imagine transparenta a cererilor de suport si a nivelului de solutionare a acestora. In acest moment folosim platforma Anytime pentru a sustine cererile de instalare mentenanta si service POS la comerciantii Unicredit Tiriac si Millennium Bank.

Care sunt avantajele imediate pe care ati dorit sa le obtineti in urma implementarii Anytime la Danubius Exim?

Unul dintre avantajele importante obtinut in urma implementarii Anytime a fost faptul ca acum oferim bancilor o platforma deschisa si configurabila pe specificul fiecarui flux, in care departamentul de suport carduri al bancii poate sa initieze solicitarile de instalare, service sau relocare a POS-urilor. Suntem astfel capabili sa oferim fluxuri de suport personalizate, deoarece fiecare banca impune un set de proceduri specifice, chiar daca serviciile noastre sunt percepute ca fiind similare.

Pe de alta parte, folosind sistemul de raportare integrat, putem evalua lunar rezultatele serviciilor noastre catre banca. Cu ajutorul functionalitatii de workflow si portal web oferim retelei nationale de service posibilitatea de a accesa dupa criterii geografice cazurile din regiunea respectiva si de a actualiza informatiile specifice fiecarui caz in timp real.

In cat timp ati implementati solutia? Cum ati colaborat cu ASF?

Sistemul s-a implementat in aproximativ 2 luni. Colaborarea a fost foarte buna, mai ales prin prisma faptului ca echipa ASF a aratat deschidere si flexibilitate in personalizarea conform nevoilor noastre cat si ale clientilor nostri, bancile. De asemenea as remarca un timp de raspuns foarte bun la solicitarile noastre, care in genul de activitate pe care il derulam este o componenta critica a unei colaborari de succes.

Cum au primit stakeholderii solutia? Ma refer aici atat la management cat si la utilizatori.

Personalul Danubius Exim, care este de formatie tehnica, nu a intampinat dificultati in utilizarea aplicatiei, ba din contra, oamenii lucreaza usor si practic necesarul de suport din partea ASF din perspectiva utilizarii aplicatiei este zero.
Un alt punct forte al solutiei consta in capabilitatea de reconfigurare usoara a aplicatie, care ne da incredere ca echipa noastra poate as adapteze fluxurile de suport pentru cerinte noi din partea clientilor nostri.

Odata cu finalizarea implemenarii, care considerati ca sunt beneficiile palpabile pe care le-a obtinut organizatia?

Pentru Danubius, ca parteneri Ingenico, AnytimeCRM este sistemul de baza in derularea serviciilor de suport. Practic avem in orice moment o viziune completa a cererilor din partea bancilor, a nivelului de solutionare a acestora si putem sa urmarim eficienta retelei nationale.
In conditiile in care concurentii nostri folosesc inca fisiere Excel sau fise de hartie, consideram ca Danubius Exim a castigat un avantaj in piata fata de competitie pentru ca poate oferi bancilor partenere un serviciu de calitate superioara.
Per total, consideram ca timpii de raspuns buni pe care ii oferim se datoreaza si sistemului AnytimeCRM.

De ce ati ales modulul Support de la AnytimeCRM?

Pe ASF ii cunoastem din perspectiva colaborarii ca si clienti, pe partea de imprimante fiscale, si pot afirma cu convingere ca am avut o colaborare reciproc avantajoasa de-a lungul anilor. Initial am evaluat o solutie oferita de o companie straina, al carui produs nu a fost capabil sa satisfaca exigentele impuse de banci in materie de personalizare. Practic oferta ASF a venit la momentul oportun si s-a pliat exact pe nevoile noastre. Ca sa fac o comparatie, din punctul nostru de vedere, AytimeCRM fata de cealalta solutie, este un Mercedes fata de Dacia Logan si in mod evident, am dorit sa alegem solutia cea mai buna pentru clientii nostri.

Ce planuri aveti pentru viitor din perspectiva extinderii solutiei la nivelul altor departamente?

Pentru noi nu exista nevoia de a extinde pentru alte departamente, in mod cert, in conditiile in care vom oferi servicii pentru alte banci, vom utiliza platforma Anytime pentru gestionarea fluxurilor noi de suport. De asemenea luam in calcul utilizarea modului de Asset Management pentru evidenta instalarilor de aparatelor de reincarcare electronica GSM, bazate pe POS-urile Ingenico pe care le distribuim in Romania.

Marian Stirbescu Sales and Marketing Manager, Advantage Software Company

1 Octombrie 2007 – ASF a lansat o noua versiune a AnytimeCRM cu functionalitati noi sau imbunatatite fata de versiunea precedenta.

AnytimeCRM este un sistem integrat pentru managementul relatiilor cu clientii care ajuta departamentele de suport clienti si vanzari sa atraga clienti noi si sa extinda vanzarile la cei existenti, in conditiile scaderii costurilor de operare si oferirii unor servicii de calitate.

Modificarile semnificative pe care le aduce noua versiune sunt incluse in modulul dedicat fortei de vanzari: AnytimeSales.

Odata cu noua versiune oferim pietei functionalitati identice sau superioare fata de produse similare, mai ales la nivelul capabilitatilor de modelare si configurare ale proceselor de vanzari si suport.

Sorin Stoian – Project Manager, Dezvoltare AnytimeCRM

Ce aduce nou AnytimeCRM 3.0?

• Integrare email – Se adreseaza celor care nu folosesc MS Outlook dar doresc sa ataseze informatia de email in CRM, in mod automat ca note pentru Cazuri, Oportunitati sau Lead-uri. Este o functionalitate care salveaza timp si ofera o trasabilitate completa a mesajelor email relationate cu vanzarea sau suportul clientilor.

• Integrare Outlook – Pentru utilizatorii de MS Outlook , am dezvoltat un conector care permite transferul de informatii intre Outlook si AnytimeCRM cu ar fi: mesaje email, contacte, task-uri, intalniri, note. Transferul informatiilor se poate face manual sau printr-un proces de sincronizare automata pentru intervale de timp predefinite.

• Managementul ofertelor – Cu ajutorul aceste functionalitati pot fi configurate oferte complexe pentru produse si servicii cu un numar mare de caracteristici. Exemplu: Oferte pentru Automobile, Imobile, Servicii bancare. In afara de configurare veti putea printa ofertele in diferite versiuni de format configurabile din aplicatie.

• Document management – versiunea 2. Functionalitatea de document management a evoluat pentru gestionarea volumelor mari de documente dar si ca ergonomie pentru o utilizare cat mai usoara.

• Mass update Lead-uri si Oportunitati – Cu ajutorul acestei functionalitati team leader-ii pot controla mai usor listele de lead-uri sau oportunitati in sensul in care pot asigna calupuri de lead-uri catre o persoana sau echipa, pot modifica status-uri pentru intreaga lista si in general pot actualiza orice alta informatie specifica printr-un singur click.

• Functionalitate de review pentru oportunitati si lead-uri – este o functionalitate destinata managerilor, prin care se marcheaza anumite oportunitati, lead-uri sau interactiuni pentru review, in vederea discutarii lor cu agentul in sedintele saptamanale. Ulterior se pot introduce comentarii pentru o urmarire completa.

• Analiza de target-uri – Permite definirea de target-uri valorice pe un interval de timp dat (lunar, trimestrial, semestrial, anual). In orice moment agentul si supervizorul pot urmari valorile realizate fata de target-ul stabilit si pot lua decizii in cunostinta de cauza.

• Plati / facturi – In foarte multe companii, responsabilitatea urmaririi incasarilor revine departamentului de vanzari. In consecinta a fost nevoie sa introducem posibilitatea urmaririi facturilor si a incasarilor. Aceasta evidenta se poate face manual sau prin interfatarea cu sistemul ERP al companiei.

• 35 rapoarte noi pentru lead-uri si oportunitati – Pe baza solicitarilor clientilor am adaugat 35 “cele mai frecvent utilizate” rapoarte pe baza de parametri care ofera o imagine detaliata a informatiilor din sistemul CRM. Timpul de adaptare al rapoartelor scade dramatic pe durata implementarii.

• Interfata standard cu alte sisteme – De multe ori implementarea unui sistem CRM necesita interfatare cu sistemul principal (sistemul de facturare, ERP, Core Banking). Pentru versiunea enterprise a AnytimeCRM 3.0 am definit o interfata de date standard de transfer a datelor intre sistemul principal si CRM.

Marian Stirbescu Sales and Marketing Manager, Advantage Software Company