Contextul de business

In industria media&advertising, scopul este de a crea, planifica si in general de a sustine toate aspectele ce tin de publicitate si marketing pentru clientii companiei.

In oferirea serviciilor companiile de media & advertising interactioneaza intens cu clientul dar si cu un numar important de furnizori care contribuie la livrarea serviciilor si produselor solictate de client. De multe ori cererea clientilor face obiectul unui proiect de sine statator care implica colaborarea intre mai multe departamente si coordonarea unui numar important de furnizori.

Intre activitatile reprezentative putem include achizitia de clienti noi prin departamentele de Client Service/New Business, urmarirea proiectelor in derulare si managementul comunicarii intre oamenii din departamentele care colaboreaza in cadrul proiectului (creatie, productie, trafic, etc).

Intre tipurile importante de companii din aceasta industrie putem include:

- Agentii de publicitate full service

- Agentii de publicitate specializate (online, productie, cercetare, etc)

- Agentii de comunicare si PR

- Agentii de direct marketing

- Companii de productie publicitara

- Brokeri de publicitate

- Tipografii

Angajatii dintr-o astfel de companie pot indeplini urmatoarele roluri:

Account Executive – pastreaza date despre clienti si/sau furnizori, urmareste si actualizeaza informatiile despre clienti si/sau furnizori,

Account Manager/Director/ Client Service Director – fac managementul unui numar de conturi, sau unor conturi foarte importante, si supervizeaza mai multe conturi clienti, care ii raporteaza direct.

Art Director / Copywriter – creaza ideile pentru proiectele agentiei.

Creative Director – urmareste evolutia campaniilor/proiectelor la care participa echipele de creatie

Traffic Manager/System Administrator – urmareste workflow-ul in cadrul agentiei, estimeaza costuri, verifica informatiile incomplete pe proiecte, etc

Director General/Managing Partner – conduce in mod direct managerii departamentelor din companie si coordoneaza activitatea proiectelor importante.

Provocari


Indiferent de marimea companiei si de tipul ei firmele din aceasta industrie se confrunta cu o serie de provocari:

pentru management

- Lipsa unei vederi de ansamblu asupra tuturor departamentelor
- Intarzieri in livrare, probleme de calitate datorita informatiilor gresite sau insuficiente
- Dificultati in luarea la timp a deciziilor din cauza lipsei de informatii
- Transparenta rezultatelor
- Umarirea costurilor interne si a incarcarii resurselor
- Pierderea conturilor ce necesita atentie deosebita
- Lipsa istoricului

pentru angajati

- Lipsa unui sistem de lucru centralizat ingreuneaza accesul la informatii
- Dificultate in urmarirea informatiilor din surse multiple
- Lipsa versionarii proiectelor in lucru si posibilitatea de a invata din diferite stadii ale campaniilor trecute
- Dificultatea identificarii versiunilor potrivite de fisiere pentru fiecare proiect
- Lipsa istoricului
- Lipsa structurarii informatiilor ingreuneaza activitatea de prospectare si desfasurarea proiectelor

Solutia noastra

Solutia AnytimeCRM vine in intampinarea problemelor mentionate mai sus prin oferirea de functionalitati destinate atat managementului, cat si utilizatorului de aplicatie, implicat in proiectele din cadrul companiei.

Informatie integrata pentru decizii rapide

Lipsa unei vederi de ansamblu asupra contributiei tuturor departamentelor in etapele desfasurarii unui proiect au ca efect derularea lor cu dificultate.

Lipsa unui sistem de lucru centralizat ingreuneaza accesul la informatii. Prin solutia AnytimeCRM obtineti structurarea si unificarea informatiilor din cadrul diferitelor departamente (client service, traffic, creatie, productie etc) intr-o singura baza de date, pentru un acces rapid la informatii actualizate.

Dificultatea in urmarirea informatiilor din surse multiple impiedica luarea la timp a deciziilor si a eficientei cu care se deruleaza proiectele. Medii precum cel de e-mail, documente word, tabele excel, etc fac ca informatiile sa fie dispersate si fac greu accesibile resurse pe care ar trebui sa le aveti imediat disponibile.

Calendar de lucru pentru activitatile din proiecte

Cu ajutorul functionalitatii de calendar setati si urmariti toate interactiunile pe calendar si stabiliti actiuni urmatoare: alocarea resurselor, planificarea de meeting-uri, etc;

Dificultatea urmaririi unor agende ce nu fac parte dintr-un sistem central pot duce la o lipsa a imaginii complete pe care o urmariti. Astfel, folosind calendarul din Anytime puteti urmari cu usurinta si interactiunile pe care le aveti planificate.

Efectuati follow-up pentru activitatile din proiecte si urmariti deadline-urile prin notificari si stabilirea de reminder-uri in calendar. Ca manager castigati astfel o vedere de ansamblu si asupra aspectelor ce necesita o planificare corespunzatoare.

Time-sheet pentru controlul costurilor

Indisponibilitatea resurselor va pot pune probleme majore pe proiectele cu deadline-uri stricte.

Functionalitatea adusa de timesheet-uri va perimite sa urmariti resursele alocate pe echipe/proiecte si sa masurati costurile efectuate in proiect. Pentru situatiile in care facturarea catre client se face pe baza efortului consumat modulul de Timesheet ofera prin rapoarte informatiile de baza pentru efectuarea facturarii si a rapoartelor de lucru pentru client.

Achizitia de clienti noi prin campanii si lead management

Lipsa unei modalitatati simpla si eficienta de a face managementul activitatii de prospectare nu va permite sa aveti un control al acestor procese.

AnytimeCRM va ofera o functionalitate prin care reusiti sa eficientizati aceste procese, permitandu-va sa le asignati echipelor ce se ocupa de activitatile de new business si sa aveti control complet asupra persoanelor implicate in aceste echipe.

Prin campaniile de marketing puteti sa setati grupuri tinta, sa definiti liste de e-mail si sa urmariti rezultatele obtinute.

Managementul oportunitatilor in lucru

Proiectele de anvergura pe care le urmariti va pot pune probleme atunci cand informatiile disponibile devin insuficiente.

Prin managemntul oportunitatilor de proiect, puteti stoca un numar mare de informatii necesare pentru derularea proicetelor, urmariti competitia, urmariti un history pentru a vedea evolutia proiectului in timp, analizati munca depusa de membri echipei ce se ocupa de proiect, delegand sarcini si setand task-uri acolo unde este cazul.

Management centralizat al tuturor documentelor

Veti petrece mai mult timp luand decizii, nu cautand informatii, cu ajutorul functionalitatilor de Document managent, integrarea e-mail si integrarea cu clientul Outlook. Aveti astfel posibilitatea atasarii diferitelor note (ex: brief-uri) si documente – astfel se pot stoca, cauta, identifica si accesa facil intregul sistem de fisiere, unificat intr-o locatie comuna. Atasati e-mail-urile primite direct proiectelor vizate, campaniilor sau conturilor la care fac referinta.

Integrare cu Outlook pentru managementul complet al e-mail-urilor

In interactiunea cu clientul si furnizorii o cantitate importanta de informatie este transmisa folosind emailul. Cu ajutorul functionalitatii ce ofera integrarea cu Outlook, informatia critica este centralizata si este disponibila tutoror celor care colaboreaza pe proiect sau contul respectiv. Nu mai cautati e-mail-uri importante; prin atasarea lor direct proiectelor de care se leaga, obtineti o vedere de ansampblu si gasiti usor informatiile de care aveti nevoie. Prin sincronizarea cu Outlook-ul, aveti actualizate si datele de contact ale partenerilor si intalnirile planificate cu acestia.

History pentru urmarirea experientelor trecute

Imposibilitatea de a urmari un history pe proiecte sau de a utiliza experientele trecute, nu va permite sa invatati si sa imbunatatiti toate procesele prin care comunicati cu clientul.

Nu mai riscati pierderea conturilor ce necesita atentie deosebita; accesati rapid informatiile existente, urmariti cu usurinta toate interactiunile desfasurate pe un cont si invatati din experientele trecute, in vederea luarii deciziilor in cunostinta de cauza.

Rapoarte cu sens

Transparenta rezultatelor nu poate fi obtinuta fara existenta unor rapoarte rapide/ utile/ cu sens cu privire la activitatea desfasurata. Rapoartele operationale si de management, integrate in aplicatia CRM, va ofera o imagine clara asupra activitatii companiei, precum si a persoanelor implicate in diverse proiecte, din alte departamente (ex : Creatie). Rapoartele va permit reorganizarea activitatii pentru a imbunatati fluxurile din companie.

In Concluzie

AnytimeSales ajuta companiile din media si advertising sa-si creasca cifra de afaceri, oferind informatii structurate departamentelor de prospectare clienti noi. In acelasi timp, ajuta la optimizarea fluxurilor de comunicare ce au loc intre departamente, in cazul proiectelor in care este implicat un numar mare de persoane.
Avantajul obtinut prin implementarea AnytimeSales in companie o reprezinta castigul de clienti noi prin prisma scaderii tuturor costurilor operationale si a optimizarii tuturor proceselor ce tin de relatia cu clientul.

ASF Business Cocktail este un eveniment la care avem placerea sa invitam in fiecare an clientii si partenerii ASF pentru a sarbatori impreuna succesul colaborarii in anul care a trecut.

Anul acesta am sarbatorit alaturi de: Oracle, Vodafone, ICG, Eurisko, Business Results, EOS KSI, Agora Media, Market Watch, ING, DSV, Autonom, Credit Europe Bank, Unicredit-HVB-Tiriac, Filas.

	Marian Stirbescu Sales and Marketing Manager, Advantage Software Company Ce inseamna evenimentul ASF 5+1 ? Anul trecut am sarbatorit 5 ani de activitate a ASF; anul acesta Capone face 5 ani; si noi am facut inca un an, un an zicem noi foarte bun, un an in care Anytime a crescut. Sunt doua bucurii pe care vrem sa le sarbatorim impreuna cu dumneavoastra. Ne propunem sa facem din asta un eveniment anual, si ne face placere sa fim impreuna si sa reimpartasim lucrurile bune care ne-au legat in proiecte.
	Stefan Paun General Manager, Advantage Software Factory   As dori sa va spun cateva cuvinte legate de realizarile noastre din anul care a trecut, precum si sa va impartasim cateva din planurile noastre pentru viitor. Un lucru interesant de remarcat este faptul ca, incepand din 2004, ASF a avut o crestere anuala a cifrei de afaceri de peste 60%, si estimam ca si in anul urmator sa urmarim acelasi trend - lucru pentru care avem bineinteles sa va multumim in special dumneavoastra, pentru ca impreuna am reusit toate aceste lucruri. Mergand un pic mai concret, avem 3 linii de business dupa cum stiti: o linie de business – cea mai veche, custom development - software la cerere pentru clienti medii si mari, zona de collection si zona de aplicatii CRM. O sa incep cu partea de aplicatii CRM - cea mai noua dintre liniile noastre de business. AnytimeCRM implineste un an, iar pe parcursul acestuia am avut cateva implementari importante, si totodata, am devenit unul din jucatorii importanti pe piata de sisteme CRM din Romania. Capone, produsul nostru pe partea de colectare a datoriilor, a avut un an foarte bun, ne-am mentinut pozitia de lider pe partea de sisteme de collection din Romania si avem deja cativa pasi facuti pe piete din afara Romaniei, unde avem o implementare in Slovacia, si in curs de implementare in Ungaria, Grecia si Ucraina. Tot anul trecut, Capone a luat premiul pentru cea mai inovativa solutie software pentru sistemul finanicar-bancar din Romania, in cadrul galei premiilor e-finance, lucru care confirma faptul ca suntem pe calea cea buna cu acest produs. Pe custom development am avut o realizare importanta in cursul anului care a trecut, si anume, am intrat in productie cu sistemul de activare de la Vodafone, sistemul care ajuta Vodafone sa achizitioneze noi clienti, sa-i activeze si sa modifice optiunea abonamentelor celor existenti. Este unul dintre cele mai mari sisteme dezvoltate de ASF, departamentul de custom development, si suntem foarte incantati ca a intrat in productie cu success. Despre planurile de viitor, in primul rand am sa asigur clientii existenti ca dorim sa-i sustinem in toate initiativele lor, atat cu sfaturi cat si cu noi implementari de module, solutii si produse. Pe partea de Anytime, avem o viziune, si anume sa ajungem pana in anul 2009 lider pe piata de CRM, o initiatiativa ambitioasa dar totodata fezabila; Pe partea de Capone si sisteme de collection, pe langa consolidarea pozitiei pe piata romaneasca, ne dorim sa iesim din ce in ce mai mult pe pietele externe si sa devenim un jucator important pe piata europeana. Toate aceste planuri ambitioase isi au radacina in proiectele de custom development din care se nasc toate tehnologiile, componentele, framework-urile pe care le folosim in cadrul produselor. As dori sa mentionez inca o data misiunea pe care o avem noi si pe care am stabilit-o si anume, sa ajutam companiile sa-si serveasca mai bine clientii. Asta s-ar traduce intr-o relatie de colaborare si de sprijin real in cresterea business-ului clientilor nostri.
	Radu Bitu Manager Vanzari, General Business, ORACLE Romania   Advantage Software Factory este o firma cu o dinamica extraordinara, intr-o perioada foarte scurta - putin mai multe de un an de zile - a reusit sa devina primul partener certificat ORACLE. Avem in clipa de fata, dupa mai mult de 10 ani de existenta ORACLE, numai 5 Certified Partners - pentru a reusi sa va dau o masura a valorii Advantage Software Factory. Pot sa spun si sa garantez ca produsele si solutiile ASF sunt de inalta clasa, construite cu tehnologii de ultima ora. Felicit ASF pentru realizarile deosebite, pentru proiectele de implementare reusite, pentru echipa de specialisti deosebita pe care o are la dispozitie.
	Alexandru Cojocaru Technical Manager, Industrial Computer Group   Implementarea unui sistem fara un istoric pe piata comporta un anumit grad de risc. Noi ne-am asumat riscul acesta si suntem fericiti ca am facut-o. In sprijinul deciziei au venit functionalitatile pe care Anytime ni le-a oferit, versatilitatea sistemului, si timpul record in care echipa de la ASF a reusit sa modeleze unul dintre cele mai complicate procese. Beneficiile nu au intarziat sa apara: lucram acum intr-un mod mult mai structurat; partea de reporting ne permite sa evaluam mult mai precis performantele echipelor noastre iar trasabilitatea prioritatilor echipelor si angajatilor nostri este mult mai usor de urmarit. Un alt lucru bun care a iesit din aceasta cooperare cu ASF a fost ca, in calitatea noastra de partener local al Avaya, am hotarat sa lucram la integrarea dintre Avaya Communication Manager si Avaya Call Center - solutiile Avaya pentru telefonie IP si call-center – cu Anytime, pentru a oferi clientilor nostri functionalitati de click to dial, agent screen pop-up, etc. Recent am luat decizia de a implementa Anytime la nivelul intregii organizatii, asteptarile sunt foarte mari, in primul rand aceasta va disloca solutia anterioara, un CRM sa spunem mai popular. Asteptarile sunt cu atat mai mari cu cat vom modela unul dintre procesele noastre interne, cum ar fi managementul comenzilor si managementul RMA-urilor, in AnytimeCRM; sunt convins ca si aceasta a 2-a implementare va fi un succes.
	Olivia Comaneanu Market Analyst, Eurisko   Implementarea acestui sistem a fost foarte bine primita, pentru ca avem acces mai facil la informatie. Deja foarte multi din colegii mei folosesc cu succes aceasta baza, care este cea de CRM, si se simte intr-adevar o mai mare organizare in firma, de cand a fost implementata. Ceea ce ne-a atras foarte mult la ASF a fost faptul ca, in afara de, deja renumele de pe piata, a fost si faptul ca au avut o echipa care ne-a sustinut constant si ne-a dat tot timpul explicatii si ne-au facilitat foarte mult adaptarea noastra cu aceasta baza de date. Cred ca va dati seama ca intr-o agentie imobiliara accesul la informatii este foarte important si acest lucru ne-a facut mai puternici si mai organizati.
	Adrian Vaduva Manager Project Management, Customer Relations, Vodafone Romania   Noi ca si companie avem in spate implementarea primului Capone, si incepand de anul acesta, am implementat NewPoS-ul, sistemul de activari, care ne-a permis sa activam marea majoritate a clientilor in mai putin de doua minute. Inainte de implementarea NewPos-ului, aveam deja o solutie de automatizare – 30% din clienti erau activati in doua minute. In momentul de fata, 75% din clienti sunt activati in mai putin de doua minute. Din punctul nostru de vedere este o realizare remarcabila.